Nextens tips en tricks op basis van uw feedback

 

Elk voorjaar vraagt Elsevier Nextens u als gebruiker of u onze aangifteprogramma’s zou aanraden bij uw collega’s en waarom wel of niet. In dit artikel bespreken wij de meest gehoorde verbeterpunten met de ontwikkelaars van de programma’s en delen zij hun tips om alles uit uw online programma’s te halen.

U reageert jaarlijks massaal op deze enquête en de vragen naar de sterke punten van onze producten en de verbeterpunten van onze programma’s. Dit jaar werkt een groot deel van onze klanten voor het eerst in de cloud op het Nextens platform. De Nextens aangifteprogramma’s (IB, VPB en BTW/ICP) en het aanvullingspakket Nextens Premium voor de administratieve extra’s (Uitstelregeling, SBA’s, VA-biljetten, VIA’s) volgen de bekende desktop-aangifteprogramma’s op en bieden in de basis hetzelfde gebruiksgemak en dezelfde fiscale mogelijkheden. Daarnaast voegt Nextens een groot aantal nieuwe functionaliteiten toe, zoals een centraal klantendossier en overzichten van werkzaamheden per medewerker. In Nextens zijn alle programma’s en beschikbare jaren vanuit één omgeving online toegankelijk. Op onze support pagina bieden wij ondersteuning bij deze nieuwe werkwijze en vindt u handleidingen, tutorial-filmpjes of kunt u een persoonlijke training aanvragen.

In dit artikel bespreken wij de meest gehoorde verbeterpunten met de ontwikkelaars van de programma’s en delen zij hun tips om alles uit uw online programma’s te halen.

Feedback en de antwoorden van de ontwikkelaars over:

Kwaliteit online aangifteprogramma’s vergeleken met desktop

Feedback sterke punten:
–              “Alles is meteen opgeslagen!”
–              “In de cloud werken, dus altijd bereikbaar en geen updates die je zelf moet installeren.”
–              “Werkt prima, alles altijd overal bij de hand. Prima archief.”
–              “Geen gedoe meer met interne problemen betreft installatie en poorten openzetten voor verzending.”

Feedback verbeterpunten:
–              “Niet alles is meeverhuisd.”
–              “Programma werkt goed, doch was nog niet volledig functioneel, waardoor overstap iets te vroeg leek.”

De stap naar de cloud heeft impact op uw bedrijfsvoering. Dat u zich geen zorgen meer hoeft te maken over de back-ups van uw klantendata en installatiezaken, wordt dan ook vaak als voordeel benoemd van de online aangiftesoftware.

Als verbeterpunt kregen wij terug dat de online programma’s ten opzichte van de desktop programma’s onderdelen missen. Nextens wordt in etappes doorontwikkeld door een team ontwikkelaars en testers, gemiddeld wordt er om de 3 weken ’s nachts een zogenaamde ‘release uitgerold’, waarin nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd aan het platform en ‘bugs’ (problemen) worden opgelost. De vroege overstappers werkten in een basisversie. Begin 2015 is de focus vooral geweest op de aangiftes foutloos converteren en verzenden en daarmee op de inhoud en het oplossen van ‘bugs’. Vervolgens is er opnieuw gekeken naar de rekentechniek achter de programma’s om de snelheid te optimaliseren. Hiermee is een hoop feedback uit de enquêtes inmiddels opgepakt en daarmee zijn onze jaarlijkse voorjaarsenquêtes dit jaar wellicht wat achterhaald.

Sinds het voorjaar werken de ontwikkelaars aan het toevoegen van ‘ontbrekende’ functionaliteiten. Input uit deze enquêtes, meldingen van onze Technische Servicedesk, nieuwe werkwijzen van de Belastingdienst en onze Customer Advisory Board beslissen mee wanneer wat op de planning komt. Uitgangspunt is dat voor het aangiftejaar 2015 de ‘ontbrekende’ functionaliteiten uit de desktop programma’s, zoals een geïntegreerde middeling berekening, zijn opgepakt.

Wanneer u in de cloud werkt, werkt u automatisch in de laatste versie van het programma. U leest alles over de laatste aanpassingen in de programma’s in de releasenotes op het Nextens dashboard onder productnieuws. Blijf op de hoogte van de laatste verbeteringen en releases en schrijf u in voor de nieuwsbrief.

Snelheid en efficiënt werken in meerdere aangiftes

Feedback verbeterpunten:
–             
“Het pakket werkt trager dan het oude Elsevier pakket.”
              “Kan niet makkelijk van de ene naar de andere aangifte.”
–              “Belastingjaren vergelijken, cijfers vorig jaar naast de huidige. Maak verschillen-analyse mogelijk, handig voor advisering.”

De snelheid waarmee u kan werken is voor ons een prioriteit. Sinds dit voorjaar hebben wij al een groot aantal verbeterslagen gedaan om het gebruiksgemak in de cloud betreft snelheid te optimaliseren. Medio september staat opnieuw een verbetering op de planning voor de snelheid waarmee lijsten op het scherm worden getoond.

Eén van de handige functies van moderne browsers is het openen van meerdere tabs of vensters, waardoor verschillende aangiftes of tools tegelijkertijd geopend kunnen worden. Wij raden u aan per aangifte een nieuw tabblad te openen in uw internetbrowser (rechtermuisknop). Zo hoeft u niet elke keer uw klanten- of aangiftelijst te openen. Wanneer u met een breedbeeldscherm of meerdere schermen werkt, kunt u zo ook aangiftes naast elkaar zetten, bijvoorbeeld als u inkomen vergelijkt tussen 2 jaren.

Aangever_klantdossier

Wij raden u aan in de Google Chrome browser te werken met meerdere tabbladen, deze browser is aanzienlijk sneller dan Firefox of Internet Explorer!

Output naar uw klanten: rapportages nabewerken en printen

Feedback sterkte punten
–              “Geen losse PDF’s meer!”
–              “Rapportage naar klanten toe ziet er verzorgd uit.”

Feedback verbeterpunten:
–              “Het weer kunnen printen van overzichten in de editor.”
–              “Minder vette kopjes kunnen maken.”

U moet uw werk aan uw klanten kunnen tonen. Hiervoor hebben wij uitgebreide rapportages met een aantal voorbeeldsjablonen gemaakt. Nieuw in Nextens is dat u er voor kunt kiezen alle rapportages in één PDF af te drukken. Geen losse PDF’s meer, maar een mooi vormgegeven rapport naar uw kantoorstijl. Bij uw instellingen kunt u uw bedrijfslogo uploaden en lettertype aanpassen. Uw rapportages voor uw klant worden dan voortaan geprint in uw huisstijl met het logo van uw kantoor.

We ontwikkelen extra rapportages in etappes door. Zo zijn de Engelstalige aanbiedingsbrief, meerdere logo’s in brieven en een voorbeeldweergave enkele van de verbeteringen die in juni zijn doorgevoerd. In de release van juli zaten afdrukverbeteringen voor zowel IB als VPB, zoals marge-instellingen en het afdrukken van Aansluitingen en Exclusielijsten in de VPB.

Vaak bestaat de wens om nog een persoonlijke tekst toe te voegen aan de aanbiedingsbrief, oftewel om af te wijken van het sjabloon. Een nabewerking op de rapportages is in principe strijdig met de gedachte dat de output en berekende en verzonden aangifte moeten samenvallen. Het is ook niet prettig als de aangifte opnieuw moet worden afgedrukt en de nabewerkingstekst opnieuw moet worden aangebracht na een wijziging in de aangifte. Het nabewerken van de af te drukken onderdelen in Nextens is momenteel nog niet goed mogelijk. De mogelijkheid om de output niet naar PDF, maar naar bijvoorbeeld een RTF editor of Word te sturen staat op de planning voor einde 2015. Om de bovengenoemde wens alvast, en wellicht zelfs beter, te kunnen honoreren is in Nextens IB in mei de volgende extra optie ingebouwd de Toelichtingstekst aanslag. We hebben er in Nextens voor gekozen om in het menu Aanslagen de mogelijkheid te bieden om een persoonlijke tekst toe voegen aan de aangifte. Deze tekst kunt u via de codering [Toelichtingstekst aanslag] aan uw sjabloon toevoegen. Zie de F1-help bij Instellingen/Aanbiedingsbrieven of het document Nextens Aanbiedingsbrieven.

Input en akkoord van uw klanten: klantportaal en digitaal ondertekenen

Feedback verbeterpunten:
–              “Het kunnen uploaden van documenten van relaties in die klantomgeving ontbreekt nog.”
–              “De mogelijkheid om een ingevulde aangifte via klantenportaal aan de klant aan te bieden en
de mogelijkheid voor de klant om via het portaal de machtiging te ‘ondertekenen’ of een aangifte te accorderen.”

Nieuw in de omgeving van Nextens is het Klantportaal. Dankzij dit online communicatiekanaal kunt u makkelijker met uw klant communiceren en werkt u efficiënter. Uw klanten kunnen al hun IB documenten online bij u aanleveren, rechtstreeks in Nextens aan de hand van een klantvriendelijke checklist, waarin duidelijk wordt uitgelegd wat ze precies bij u moeten aanleveren. Een gehoorde wens is dat u uw aangifte kan laten accorderen door uw klant voor verzending en meer vrijheid in het kunnen uploaden van documenten al dan niet met rechtsgeldige digitale handtekeningen. Volg het productnieuws of onze nieuwsbrief voor meer nieuws hierover dit najaar.

Controle of de aangifte is ingediend

Feedback verbeterpunten:
–              “Snel zicht op de datum van inzending van de aangiftes.”
–              “Gebruik kunnen maken van de statushistorie.”
–              “Ik mis een totaaloverzicht met daarin alle verzonden bestanden (aangiften/SBA’s/VA’s) en de indiendata en of deze zijn ontvangen en bevestigd.”

Sinds februari 2015 kunt u de verzenddatum zien in het tabblad Aangiften. U kiest bijvoorbeeld voor een controle op de verzending BTW/ICP voor deze belastingmiddelen in het tabblad Aangiften. U heeft aan de linkerkant een filter Aangiftestatus. U kunt hier statussen selecteren en zo creëert u een overzicht van verzonden aangiften. Bij de status Geaccepteerd, ziet u alle geaccepteerde aangiften. Bij de status Fout ziet u geweigerde aangiften. Bij de status Verzonden ziet u verzonden aangiften, hier is echter nog geen terugkoppeling op gekomen. Ziet u hier een afwijking, klik dan op de aangifte tabblad Algemeen voor de melding. Op dit tabblad ziet u ook wie het laatst in deze aangifte heeft gewerkt. Een gehoorde wens voor op de planning is de optie om een waarschuwings e-mail te ontvangen als de aangifte niet is geaccepteerd.

Het is het afgelopen jaar dikwijls voorgekomen dat de poorten bij de Belastingdienst/Logius last hadden van storingen. Wij proberen u daar zo goed mogelijk over te infomeren op het Nextens dashboard en onder het productnieuws en in onze nieuwsbrief.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen uw kantoor

Feedback verbeterpunten:
–              “
Belangrijk verbeterpunt zou zijn om bevoegdheden per gebruiker in te kunnen stellen. Bijvoorbeeld dat een enkele gebruiker mag accorderen en indienen.”
–              “Meerdere beconnummers mogelijk maken.”

De hoofdgebruiker van Nextens kan meerdere andere gebruikers toevoegen, die toegang hebben tot dezelfde producten als de hoofdgebruiker. Als er gebruikers zijn ingevoerd is het mogelijk om deze verantwoordelijk te maken voor (delen) van het aangifteproces voor bepaalde klanten. Bovendien kunnen bij IB en VPB werkzaamheden in het aangifteproces worden gepland (zie Instellingenscherm, gebruikersbeheer en dan de tab Aangifteproces).

Het afschermen van bepaalde klanten voor bepaalde medewerkers wordt doorontwikkeld in bevoegdheden. Dit staat op de planning voor eind 2015. Werkt u met meerdere beconnummers, neem dan contact met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Specifieke functionaliteiten IB Programma

Feedback sterke punten:

–              “Snelheid van het programma, duidelijke vormgeving en indeling, compleet en verzorgd.”
–              “Gebruikersvriendelijkheid en goede presentatie cq rapportage.”
–              “Betrouwbaar en overzichtelijk. Handig om overal bij de gegevens te kunnen.
–              “Converteren en de waarschuwingsmeldingen zijn belangrijke toepassingen”
–              “Samenhang en gemak plus controle”

Feedback verbeterpunten:
–              “Het programma werkt goed, ik mis alleen nog wat tools.”
–              “Makkelijk kunnen zoeken door het invoeren van naam of BSN.”
–              “Optimalisatie is een verslechtering.”
–              “Ophalen partners voor koppeling veel te omslachtig.”

Nextens slaat aangiften van fiscale partners op in één dossier, zodat alle berekeningen en controles gezamenlijk kunnen worden uitgevoerd en optimalisatie kan worden toegepast. Begin 2015 hebben wij problemen ondervonden met een te trage optimalisatieberekening tussen partners in IB. Het koppelen van de partners is in mei met een zoekfilter opgelost.

–              “Jaarberekening omzetbelasting in jaarstuk.”

De BTW berekening in Nextens IB staat op de planning voor de aangifte IB2015.

–              “Ik mis middeling en vermogensvergelijking, zoals in BAS mogelijk was.”

De vermogensvergelijking zit in de release van augustus 2015. De functionaliteit voor een geïntegreerde middelingsberekening staat op de planning voor einde 2015. Onder Nextens Selectie Tools kunt ook de rekentool Middeling vinden.

–              “Z.s.m. vooringevulde aangifte ophalen en inlezen in de aangifte.”

Sinds de release van juni 2015 is het mogelijk machtigingen aan te vragen voor het ontvangen van de Vooraf ingevulde aangifte (VIA) van uw klanten. Als de machtiging is geactiveerd is het mogelijk om in de aangifte inkomstenbelasting 2014 de VIA op te halen en te tonen. Zie voor het ontvangen van SBA’s en VIA’s het document Nextens Machtigingen.

–              “Ik zou graag een meer compleet pakket zien, dus een soort pakket aanbieding inclusief uitstel, serviceberichten en kennisbank.”

Nextens Premium helpt u bij de organisatorische en administratieve kant van uw aangiften. Het biedt o.a.: VA/VT (IB) en VA/Schatting (VPB), uitstelregeling IB en VPB, overzichten, Service Bericht Aanslagen (SBA’s, voorheen EKA’s). U profiteert van korting wanneer u het Nextens combipakket (IB, VPB en Premium) afneemt.

Specifieke functionaliteiten Premium Programma

Feedback sterke punten:

–              “Werkt prima, alles altijd overal bij de hand. Prima archief.”
–              “Alles overzichtelijk bijelkaar.”

Feedback verbeterpunten:

–              “Problemen en storingen, het binnenhalen van SBA’s en de VIA lukt niet altijd.”
–              “Ontvangsten aanslagen beter tonen.”

De Digipoort heeft in 2015 dikwijls storingen gehad. Wij proberen u op de hoogte te houden van de storingsmeldingen van de Belastingdienst/Logius in onze meldingen op het dashboard. Zie voor het ontvangen van SBA’s en VIA’s het document Nextens Machtigingen. Een verbetering van de weergave en printen van SBA’s is in juli gerealiseerd.

–              “Koppeling met uitstelregeling roept nog vragen op.”

Nextens ondersteunt de uitstelregeling belastingconsulenten IB en VPB met uitstelaanvraag via Digipoort, op grond van uw PKI overheid certificaat. Vooraf is nodig om eenmalig uw beconnumer en een contactpersoon voor verzending in te vullen onder Instellingen/kantoorgegevens. Het inlezen van de terugkoppel cd-rom is sinds april actief en de datum van terugkoppeling wordt automatisch gevuld. In het inleverschema kunt u de planning volgens uitstelregeling en de daadwerkelijke inzending met elkaar vergelijken. Zie Gebruik uitstelstatus vorig jaar om na migratie en synchronisatie vanuit CasWin, BasWin en VpbWin de uitstel van vorig jaar te gebruiken.

–              “Toeslagen verwerken lukt niet. Dat doe ik nu nog met Elsevier CAS 2015.”

Wij zien een tweedeling op het gebied van de intermediair en het aanvragen van Toeslagen. Of u ondersteunt uw particulieren klanten bij het zelf aanvragen van Toeslagen via de Belastingdienst Toeslagen of u biedt deze service. Neemt u Nextens Premium af dan kunt u voor uw Toeslag-klanten om op dit moment nog de desktop Toeslagen-module gebruiken. Onze Technische Service Desk kan u helpen deze kosteloos te installeren.

Specifieke functionaliteiten BTW Programma

Feedback sterke punten:

–              “Werkt goed, na alle verbeteringen helemaal naar mijn wens!”
–              “Prettig dat het direct een betalingskenmerk bij de aangifte geeft.”
–              “Je kan een Excelbestand met ICP’s uploaden, dan hoef je dit niet regel voor regel in te vullen.”

Feedback verbeterpunten:
–             
“De koppeling tussen de ICP en BTW aangifte is weg in nextens t.o.v. de desktopversie.”
              “Gegevens vorige periode in 1x kopiëren naar nieuwe periode.”
–              “BTW jaaroverzicht toevoegen.”

Het BTW jaaroverzicht is in april toegevoegd. In Nextens komen de BTW aangiften en alle opgaven ICP in losse BTW en ICP dossiers. Om in één oogopslag de aangifte en het totaal aangegeven/ingevoerde bedrag van de ICP leveringen te controleren kunt u werken met meerdere tabbladen. Gegevens uit een vorige periode kunt u kopiëren met de knop ‘kopieer uit vorige periode’.

Specifieke functionaliteiten VPB Programma

Feedback sterke punten:

–              “Gebruiksvriendelijkheid en overzicht.”
–              “Gemak, doorleiding van gegevens vanuit de jaarrekening generator.”
–              “Overzichtelijk, lay out en structuur houden duidelijke verband met de (belasting)aangifte”
–              “
Het is een erg prettig programma. Dingen waar je rekening mee moet houden worden aangegeven en makkelijk op te lossen. Bijvoorbeeld deelnemingsvrijstelling. Dat is in een niet nader te noemen ander pakket erg lastig.”


Feedback verbeter punten:
–              “Editor voor bewerking jaarrapporten.”

Nextens ondersteunt het importeren van jaarstukgegevens vanuit een aantal bestandsformaten, voor zowel Inkomstenbelasting als Vennootschapsbelasting. We maken daarbij gebruik van exportbestanden die door een aantal rapportage- en boekhoudpakketten worden geproduceerd in een formaat dat wij hebben gedefinieerd. Zie het document: Importeren van jaarstukken.

De afdruk van de balans Winst & Verlies en het Jaarstuk Commercieel komt in de release van augustus beschikbaar.
Elsevier Nextens biedt een aantal manieren om het geconsolideerde aangifte jaarstuk te produceren. U kunt zelf bepalen welke methode u het handigst vindt. Zie het document Consolidatie in VPB.

Migratie van desktop naar Nextens en converteren van gegevens

Feedback verbeterpunten:
–              “De IB bedragen van de FOR mee converteren.”
–              “Het programma werkt prima. Jammer dat de vergelijkende cijfers die geïmporteerd zijn als eindcijfers 2014 worden weergegeven. Je kunt nu dus alles omzetten naar cijfers voorgaand jaar. Dit is veel werk en foutgevoelig.”

Vergeleken met de eerste migraties van klantdata uit de desktop naar Nextens IB 2014 is het migratieproces verbeterd. Bovengenoemde verbeterpunten zijn begin dit jaar opgepakt. Mist u nu nog onderdelen dan kan het helpen om de aangifte te synchroniseren vanuit de desktop. Vanuit de database versie kunt u dit in bulk doen vanuit de migratie manager onder het menu Bestand, vanuit de classic versie kunt u dit per aangifte of jaardossier doen met de optie stuur naar Nextens onder Extra. Sinds de Nextens release van eind juli ziet een verschil in de symbolen of u de gegevens die u heeft geconverteerd al heeft gecontroleerd.

13 oktober is de jaarlijkse Elsevier Nextens Klantendag

Op deze dag laten wij u zien waar ons team afgelopen jaar hard aan gewerkt heeft en nemen u mee in de toekomst van Nextens. Op deze compleet verzorgde dag krijgt u, als gebruiker van Elsevier Nextens, onze aangiftesoftware, de kennisbank FiscaalTotaal en/of onze almanakken, een kijkje in onze keuken. Op het programma staat onder andere een demonstratie voor de Nextens workflow Tips & Tricks. Schrijf u in voor de Elsevier Nextens Klantendag 2015>

Heeft u ook feedback?
De respons op onze jaarlijkse online enquêtes is gelukkig groot: onze ontwikkelaars ontvangen ook graag de verbeterpunten vanuit de gebruikers. Heeft u verbeterpunten? Kijk of deze punten al op de planning staan. Zo niet, wacht dan niet op de enquêtes, maar mail ze onze Technische Service Desk. Ook voor andere vragen of suggesties kunt u uiteraard contact opnemen of een review achterlaten. Met uw input maken wij Nextens nog beter.

Nextens vrijblijvend verkennen?
Overweegt u de overstap naar online werken, maar heeft u nog vragen en of twijfelt u? Elsevier Nextens biedt u nu de mogelijkheid om de Nextens aangifteprogramma’s eerst goed te bekijken. U kunt een maand gratis en vrijblijvend Nextens verkennen met een proefabonnement.

Blijf op de hoogte van de laatste verbeteringen en releases en schrijf u in voor de nieuwsbrief>

 

terug