Werkkostenregeling, begin op tijd met de voorbereidingen!

Bron: Redactie FiscaalTotaal

De werkkostenregeling bestaat al en is al wettelijk geregeld, maar slechts een heel klein percentage van de bedrijven zijn van het (oude) systeem van vrije vergoedingen en verstrekkingen overgestapt naar de werkkostenregeling. Als er niet zoals voorgaande jaren een verlenging komt van het overgangsrecht met een jaar, wordt de werkkostenregeling per 2015 het enige geldende systeem. De redactie van FiscaalTotaal zet de laatste ontwikkelingen en aandachtspunten voor u op een rijtje.

Komt er weer uitstel?

Deze vraag is natuurlijk lastig te beantwoorden. Wat wel bekend is, is dat de nieuwe staatssecretaris Wiebes de werkkostenregeling een belangrijk thema vindt en op dit moment intensief bezig is met het bestuderen van de regeling. De verwachting van advieskantoren is dat er hoe dan ook aanpassingen nodig zijn. Als deze aanpassingen klein en makkelijk toepasbaar zijn zal er waarschijnlijk géén uitstel komen. Als de aanpassingen een grotere omvang hebben en bedrijven niet genoeg tijd hebben om te schakelen naar het nieuwe systeem zal er weer uitstel komen, maar de kans dat er nu géén uitstel komt is groter dan in voorgaande jaren. Daarom is het belangrijk dat bedrijven goed zijn voorbereid want er zijn nogal wat aanpassingen nodig binnen de organisatie. Deze komen verderop aan bod.

Actuele ontwikkelingen (noodzakelijkheidscriterium)

In maart 2013 is de verkenning ‘Aan het werk met de werkkostenregeling’ gepubliceerd. De in dit rapport beschreven knelpunten zijn nog steeds niet omgezet in wetsvoorstellen. Aangezien staatssecretaris Wiebes zich momenteel hierin verdiept kunnen we binnen afzienbare tijd wel wetsvoorstel(len) of in ieder geval een besluit hieromtrent verwachten. Het belangrijkste onderdeel is het noodzakelijkheidscriterium. Als de werkgever het noodzakelijk vindt om vergoedingen en vestrekkingen te doen aan werknemers voor hun werk, dan moet de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geheel buiten het loonbegrip worden gelaten. Het huidige systeem waarbij een verband wordt gelegd met de werkplek (een werkruimte in de woning die niet aan Arbo-eisen voldoet, is geen werkplek) wordt dan dus deels verlaten. Verder is de toepassing van de vrije ruimte op concernniveau een door de praktijk voorgesteld systeem waar ook nog ‘iets’ over gezegd moet worden.

Informeel beleid

De huidige werkkostenregeling kent het gebruikelijkheidscriterium (niet meer dan 30%-afwijking bij vergoedingen en verstrekkingen). Om toepassing van de toets makkelijker te maken wordt als informeel beleid gehanteerd dat een verstrekking tot € 2.400 als gebruikelijk wordt aangemerkt en voor het meerdere de toets geldt. Daarnaast kunnen bonussen (toch) in de vrije ruimte worden ondergebracht totdat de vrije ruimte is opgebruikt, het meerdere is loon en geen eindheffingsbestanddeel.

Aandachtspunten voor de organisatie

De werkgevers moeten als er nog geen stappen zijn gezet een plan van aanpak maken en beginnen aan de voorbereidingen zodat zij in staat zijn met ingang van 1 januari 2015 de werkkostenregeling goed toe te passen. Het is belangrijk om eerst een eindverantwoordelijke aan te wijzen binnen de organisatie die de leiding neemt in dit proces. Hieronder een aantal aandachtspunten bij de voorbereidingen. Zie ook de checklist werkkostenregeling.

  • Verantwoordelijken voor (deel)gebieden van de werkkostenregeling aanwijzen.
  • Inventariseren welke vergoedings- en verstrekkingsregelingen binnen de organisatie bestaan. (Dit om te voorkomen dat de organisatie de vrije ruimte van 1,5 procent overschrijdt en er over elke euro 80 eurocent loonbelasting moet worden afgedragen in de vorm van een eindheffing).
  • De afdeling HRM moet kritisch kijken naar de arbeidsvoorwaarden en eventueel actie ondernemen om de arbeidsvoorwaarden voor bestaande of in ieder geval nieuwe arbeidscontracten zodanig aan te passen dat de ruimte van 1,5 procent niet wordt overschreden. Hierbij kan de hulp van een arbeidsrechtjurist ingeschakeld worden indien nodig. Indien aanwezig is ook het contact met de ondernemingsraad essentieel, daarom is het verstandig om ook de ondernemingsraad vroeg te betrekken bij de voorbereidingen.
  • De financiële administratie moet zodanig worden ingericht dat elk moment kan worden gecontroleerd of de vrije ruimte niet al is opgebruikt. Hiervoor moeten checks worden ingericht. Hoe de administratie precies ingericht moet worden is niet voorgeschreven, maar de organisatie moet wel verantwoording kunnen geven aan in ieder geval de Belastingdienst als deze erom vraagt.
  • Denk ook aan horizontaal toezicht en in hoeverre bepaalde regelingen in dat kader moeten worden voorgelegd, en met name of dit wel handig is.

Ons advies is duidelijk. De tijd dringt, het is verstandig om meteen te beginnen. Ten slotte is het niet perse nadelig om nu al over te stappen op de werkkostenregeling. Als er ruimte overblijft in de vrije ruimte van de werkkostenregeling kan de organisatie zelfs geld besparen door bijvoorbeeld een eindejaarsuitkering geheel of gedeeltelijk aan te wijzen als een werkkostenvergoeding binnen het vrije budget.

Zie voor meer verdieping het themadossier Werkkostenregeling, of hoofdstuk 11 Loonalmanak 2014.

terug