Openstaande facturen betaald krijgen

 

Openstaande facturen, grote kans dat u er als ondernemer al eens mee te maken heeft gehad. Je hebt geprobeerd om openstaande facturen te voorkomen en je communicatie is correct geweest, maar de factuur is nog steeds niet betaald. In dit laatste deel het vervolg van wat te doen met openstaande facturen.

Het belang van betalen

De gevolgen van openstaande facturen kunnen rigoureus zijn voor ondernemers. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Bij grote organisaties (meer dan 100 medewerkers), geeft 61% van de deelnemers aan meer dan € 10.000 te missen door openstaande facturen aan niet betalende klanten. Hoe zorgt u dat de niet betaalde facturen alsnog worden voldaan? Samen met negen experts uit de praktijk zochten wij het uit en komen we met in totaal dertig tips. In dit deel zijn de laatste twaalf opgenomen.

Tip 1: Stel een goede sommatiebrief op

Laat na een of twee aanmaningen of na het niet nakomen van eerder gemaakte betalingsafspraken een goede sommatiebrief opstellen, waarin duidelijk wordt aangeven wat de gevolgen voor de debiteur zijn in geval betaling blijft uitblijven.

Tip 2: Wees stipt

Als je te lang openstaande facturen opvolgt, wees dan stipt. Zorg voor goede intervallen en bouw per actie de druk op.

Tip 3: Toon daadkracht

De Nederlandse Incassodienst te Eindhoven raadt aan om alert te zijn op betaalafspraken die met klanten worden gemaakt. Bel direct op naar de klant als de betalingstermijn is verlopen om te vragen waar de betaling blijft of dat er nog andere zaken spelen. De instelling ‘we kijken het nog even aan’ leidt meer dan eens tot problemen en kan het betalingsproces alleen maar lastiger maken in een later stadium. Bewaak dus structureel de termijnen van facturen en herinneringen.

Tip 4: Schort werkzaamheden op

Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden die je nog moet verrichten voor deze klant? May Legal raadt aan om bij voldoende samenhang tussen de niet betaalde factuur en de werkzaamheden, er voor te kiezen om deze werkzaamheden op te schorten, dus uit te stellen tot de openstaande factuur is betaald. Maar gaat het om een kleine factuur, terwijl de werkzaamheden groots en ingrijpend zijn, dan staat dit niet tot elkaar in verhouding en is opschorten geen gepaste uitkomst.

Tip 5: Is de vordering opeisbaar?

Deze vraag is zeer belangrijk wanneer een klant zijn factuur niet heeft betaald. Is de betalingstermijn verstreken? Dan is dit waarschijnlijk het geval, de debiteur is dan namelijk in verzuim. Is er geen termijn bepaald, dan kan een ingebrekestelling uitkomst bieden. Een ingebrekestelling is in feite een aanmaning op papier waarin je de klant een nieuwe kans biedt om binnen (vaak korte) termijn alsnog te betalen.

Tip 6: Extra kosten in rekening brengen

Achter een factuur aan vissen kost veel tijd en tijd is geld. Zodra jouw klant in verzuim is, zijn er extra kosten die je in rekening kunt brengen. Dit als pressiemiddel (de rente blijft lopen totdat is betaald) en compensatie voor jouw tijd/kosten. Hoe hoog deze kosten zijn hangt onder andere af van of je klant een consument of bedrijf is, hoe hoog de vordering is en wat er is afgesproken in de algemene voorwaarden. Zorg dat je dit goed regelt in de algemene voorwaarden.

Tip 7: Vermeld incassokosten

Om te voorkomen dat ze toch aan jou kunnen worden toegerekend: schrijf zowel in het originele contract als later in de aanmaning expliciet dat de incassokosten voor rekening van je klant zijn. Ook dit is een kwestie van goede voorbereiding. Als je dit bij aanvang goed regelt, heb je er later geen omkijken naar.

Tip 8: Maak vooraf afspraken met een incassobureau

Als je factureert krijg je vroeg of laat te maken met late betalers. Het is logisch om uiteindelijk een incassobureau in te schakelen. Maar als je die moet zoeken op het moment dat je een probleem hebt, heb je er wellicht de tijd niet voor. Zoek daarom vooraf een incassobureau waarmee je zaken wilt doen.

Tip 9: Weloverwogen keuze voor een incassopartner

Ga je over tot het inschakelen van een incassobureau? Cash2Collect BV raadt aan om u dan van tevoren in te lezen in de verschillende mogelijkheden die een incassobureau je kan bieden. Check bijvoorbeeld of het incassokantoor gebruik maakt van een Derdengelden rekening. Verder dient een incassobureau niet alleen oog te hebben voor het incassoproces zelf, maar ook voor jouw debiteurenproces. Hoe gestructureerder het debiteurenproces van jouw onderneming, des te groter de kans op een succesvolle incasso van de vordering.

Tip 10: Denk aan een commerciële kans

Het is vervelend als een klant later betaald dan verwacht, je hebt immers afspraken gemaakt. Maar hierin schuilt ook een commerciële kans. Je klant doet het immers niet voor niets. Mocht hij echt een probleem hebben waar jij hem bij kunt helpen, dan zal hij je niet alleen dankbaar zijn, maar de volgende keer ook sneller betalen.

Tip 11: Opstarten van een gerechtelijk traject

Mochten bovenstaande tips en andere pogingen geen effect hebben op de betaling van de openstaande facturen, dan kan ter incasso van de procedure aan gerechtelijke traject opgestart worden. Zo kan via bijvoorbeeld een incasso kort geding een relatief snelle en eenvoudige procedure zijn om voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen. Maar ook kan er een gewone procedure worden opgestart die de in de regel wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is, hangt af van de hoogte van de vordering en of de vordering door jouw debiteur (deels) wordt betwist.

Tip 12: Oninbare factuur, en nu?

Wanneer een debiteur ondanks alle tijd en aandacht die u er aan heeft besteed echt niet in staat blijkt om de verkoopfactuur te betalen, dan kan deze als oninbaar worden bestempeld. Dit betekent dat de factuur niet meer voldaan zal worden. Vaak nemen ondernemers in dit geval het verlies en laten ze het er bij zitten. Echter, er bestaat nog een schrale troost, je hebt namelijk misschien wel BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

terug