Btw-compliance in andere EU-lidstaten

 

Waar men vroeger er nog mee weg kon komen om niet te registreren voor de btw, maken ook de fiscale autoriteiten een digitale inhaalslag waardoor het voor hen makkelijker is om controles in te stellen. In deze bijdrage daarom de belangrijkste punten om in overweging te nemen ten aanzien van de btw-compliance in andere EU-lidstaten.

Registratie

In een wereld waarin de fysieke grenzen tussen de EU-lidstaten zijn verdwenen, is het steeds belangrijker om te voldoen aan administratieve verplichtingen. Alles begint bij de activiteiten van de ondernemer. Gaan deze de grens over, dan kan er een registratieplicht bestaan in de andere EU-lidstaat, bijvoorbeeld bij de levering van goederen (zoals intracommunautaire transacties, online verkopen aan particulieren in andere EU-lidstaten) of de levering van bepaalde diensten (zoals toegang verlening tot evenementen, langdurige verhuur van vervoermiddelen).

Is de registratieplicht vastgesteld, dan dient er in beginsel binnen een maand na de start van de activiteiten te worden geregistreerd. Late registratie kan in een aantal EU-lidstaten leiden tot boetes.

Het registratieproces in het buitenland neemt in de regel zes tot acht weken in beslag. In het geval van intracommunautaire prestaties moet in sommige landen apart worden verzocht om de toekenning van een Europees btw-identificatienummer.

Hoera, ik heb een btw-nummer(?)

Zodra het btw-nummer is toegekend, moet de ondernemer het btw-nummer op zijn facturen zetten en de buitenlandse factureringsverplichtingen in acht nemen. Ook voor inkomende facturen is dit van belang, omdat lidstaten de aftrek van btw op deze facturen anders kunnen weigeren.

Het aangifteproces in andere lidstaten is helaas niet gelijk aan die in Nederland. Uiteraard moeten er aangiften btw worden ingediend en waar nodig opgaven intracommunautaire prestaties en intrastat-aangiften. De verschillen kunnen met name zitten in de aangifteperiode, de in te vullen rubrieken, de indieningstermijnen en de taal. Let op dat sommige landen meerdere aangiftes kennen aanvullend op de periodieke btw-aangiften, zoals een definitieve jaaraangifte btw of aanvullende listings. Ook de betalingsverplichtingen en -instructies verschillen per lidstaat.

Een Nederlandse ondernemer hoeft voor een reguliere btw-registratie in de EU geen fiscaal vertegenwoordiger aan te stellen. Uit praktische overwegingen is het soms echter gewenst en in een enkel geval vereist om een lokale agent aan te stellen.

SAF-T

Een relatieve nieuwe ontwikkeling is dat in bepaalde EU-lidstaten een verplichting bestaat om periodieke SAF-T (Standard Audit Files for Taxes) meldingen te doen. Deze meldingen hebben een voorgeschreven format en bestaan in essentie in files met de details van de verkoop- en de inkoopfacturen.

Boetes

Het niet (tijdig) registreren en het niet (tijdig) voldoen aan aangifte- en betalingsverplichtingen kan leiden tot naheffingen, rentes en forse boetes, zeker als de fiscale autoriteiten de btw met terugwerkende kracht naheffen naar aanleiding van een controle.

Slotwoord

Ondernemers moeten bedacht zijn op de administratieve verplichtingen in het buitenland. Met de uitbreidende controlemogelijkheden van de fiscale autoriteiten is het geen optie meer om de ogen hiervoor te sluiten.  Naar mijn mening is ‘Hoera, ik heb een btw-nummer?’ echter nog altijd beter dan ‘Helaas, ik heb een controle!’.

terug