‘Onze collega’s in het buitenland zijn echt onderdeel van ons team’

Bron: Nicolette van den Hout

Sinds een jaar werkt Reed Business Information (RBI) samen met developers uit Belgrado (Servië) aan het aangiftesoftwarepakket Nextens. Michael Goedhart, head of technology, was gevraagd om de ervaringen met deze manier van werken te delen tijdens het Outsourcing Kenniscongres. De innovatieve en succesvolle wijze waarop RBI invulling geeft aan deze samenwerking paste mooi bij het thema van dit congres, namelijk innovatie.

Reden

Het Nextens Product Developmentteam, onderdeel van RBI, moet steeds harder groeien om de gewenste ontwikkeling van Nextens te realiseren. Maar door de schaarste aan developers in Nederland, werd het steeds lastiger om goede developers te vinden. ‘Vanaf dat moment zijn we over de grens gaan kijken’, zegt Goedhart. ‘Onze eisen aan een developer veranderden wat dat betreft niet: we willen goede developers die kwaliteit leveren, passen in het team en daarbij een gewoon marktconform salaris vragen.’

Voorbereiding

Het traject van voorbereiding begon nu precies een jaar geleden. ‘In de eerste plaats is het belangrijk dat je je eigen organisatie, de processen en faciliteiten op orde hebt. Anders kun je niet op deze manier uitbreiden’, zegt Goedhart. Daarna werd het interne IT-team betrokken, maar ook Global Technology, de internationale takken van RBI. Ervaringen werden uitgewisseld; heeft iemand al eerder op deze manier gewerkt. Een van de zaken die goed gefaciliteerd moet worden is communicatie. ‘We hebben een aparte ruimte ingericht waarbij een groot scherm en een camera is opgehangen zodat we onze dagelijkse meeting over de stand van zaken via Skype kunnen doen. Daarbij heeft iedere developer een headset gekregen waarmee ze vanaf hun werkplek gemakkelijk en snel via Miscrosoft Teams (video)contact kunnen leggen met onze buitenlandse collega’s.’ Bril Solutions, een bedrijf dat gespecialiseerd is in cultuurverschillen, heeft ons vervolgens geholpen bewust te worden van mogelijke cultuurverschillen en waar we in de samenwerking tegenaan kunnen lopen.

Cultuurverschillen

Maar waarom dan collega’s in Servië? ‘Wij willen collega’s die qua reistijd eenvoudig te bereiken zijn en in dezelfde tijdszone zitten.’ Daarbij werd ook het Hofstede Cultural Dimensions onderzoek gebruikt. Dat onderzoek kijkt naar de cultuurverschillen tussen Nederland en een ander land. En de verschillen tussen Servië en Nederland zijn groot. ‘We weten dat er cultuurverschillen zijn, maar juist doordat we er ons van bewust zijn, kunnen we er rekening mee houden en goed mee om gaan’, zegt Goedhart. ‘Zo weten we dat Serviërs minder snel kritiek zullen uiten. We vinden het toch belangrijk om te weten wat ze er van vinden, dus zeker als we horen dat ze stil vallen tijdens een overleg, vragen we bewust “wat vind je hiervan” of “denk je dat dit gaat werken?”. We weten dus dat we soms expliciet naar hun mening moeten vragen en dat doen we dan ook. Maar niet alles heeft te maken met cultuur. Sommige dingen hebben te maken met persoonlijkheid en dat maakt Serviërs niet anders dan Nederlanders. Juist om die reden hebben we de sollicitatiegesprekken in Belgrado gevoerd zodat we konden kijken of de persoon in ons team past. Op die manier vang je ook al af dat de cultuur- of persoonlijkheidsverschillen te groot worden.’

Opgenomen in het team

Na de eerste sollicitatieronde zijn er twee mensen aangenomen. Daarna werden ze zes weken in Amsterdam ingewerkt, waarbij er ook veel activiteiten buiten kantoortijd werd georganiseerd. ‘Op die manier leren we elkaar kennen en zorgen we er voor dat er geen barrière is om contact met elkaar op te nemen zodra zij weer terug in Belgrado zijn’, zegt Goedhart. Tijdens het inwerken werden ze ook meegenomen in het agile/scrum werken. Dit houdt bij Nextens in dat het IT-team is onderverdeeld in subteams en dat er binnen elk subteam wordt gewerkt aan diverse functionaliteiten. Om de drie weken wordt dat vervolgens gereleased. Iedere ochtend is er een zogenoemde stand-up waarin de dagelijkse stand van zaken wordt besproken. ‘De Serviërs zijn hierin volledig opgenomen. Ook nu ze in Belgrado zitten, nemen ze via video-conferencing deel aan de stand-ups en andere meetings. Dit draagt er aan bij dat we ze echt beschouwen als onze teamleden en niet als “die mensen in Belgrado die ook nog iets voor ons doen”.’ En juist dat aspect maakt de samenwerking uniek. ‘Er zijn veel meer bedrijven die werken met mensen in het buitenland, maar daarbij is het niet standaard dat ze onderdeel worden van het team. Zodra we voelen dat er een afstand groeit, komen ze weer voor een paar dagen of weken naar Amsterdam of andersom, dan gaan wij naar Belgrado. Op die manier zorg je dat de samenwerking goed blijft.’

De samenwerking bevalt zo goed dat binnen een half jaar het hele traject opnieuw werd gestart voor nog twee Servische collega’s.

Spannend

‘Voor ons was het een heel spannend traject’, zegt Goedhart. Voor de Serviërs bleek het allemaal veel minder spannend te zijn, omdat het bedrijf waarvoor zij werken gespecialiseerd is in internationale samenwerking. Voor hen is deze manier van werken dus niet nieuw. Wat wel een nieuwe ervaring voor hen was, is dat wij ze opnemen in ons team en ze hebben verwelkomd en omarmd. ‘I definitelly like the concept to spend some time in Amsterdam. It helps to get closer to a team and learn how things work there’, aldus één van de Servische developers.

Discussie (0)

Bekijken en participeren
Log in of Registreer om een reactie te plaatsen
terug